Die Urlaubsplanung im Sommer ist bei Führungskräften oft besonders konfliktträchtig: Einerseits besteht ein Anspruch auf Erholungsurlaub nach § 1 BUrlG, andererseits tragen leitende Mitarbeiter und Führungskräfte Verantwortung für Projekte, Budgets und Teams. Die Rechtsprechung hält daran fest, dass der Arbeitgeber den Urlaub grundsätzlich festlegen darf, dabei aber die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen hat, soweit dem nicht dringende betriebliche Belange entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
Das zeigt aktuell auch eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 05.03.2024 (9 AZR 47/23), in der der Vorrang der betrieblichen Planung vor individuellen Urlaubswünschen betont wird.
Übertragen auf Führungskräfte bedeutet dies: Die Ferienzeit ist kein „rechtsfreier Raum“ – die Urlaubsfestlegung muss sich an betrieblichen Erfordernissen orientieren, zugleich aber sicherstellen, dass auch Führungskräfte ihren Erholungsurlaub zusammenhängend und planbar nehmen können.
Für die Praxis empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung der Sommerplanung, klare Vertretungsregelungen und transparente Kriterien, wann betriebliche Gründe tatsächlich den Vorrang vor individuellen Urlaubswünschen rechtfertigen.
Praxishinweise für Arbeitgeber bei Sommerurlaub von Führungskräften
Frühzeitige Planungsrunden: Führen Sie mit Ihren Führungskräften rechtzeitig vor der Sommerperiode strukturierte Urlaubsplanungsgespräche. So lassen sich Überschneidungen in Schlüsselbereichen vermeiden und betriebliche Gründe für Ablehnungen transparent machen.
Klare Vertretungsregelungen: Definieren Sie für zentrale Führungsfunktionen belastbare Vertretungskonzepte. Je besser die Vertretung organisiert ist, desto seltener müssen Sommerurlaubswünsche aus „dringenden betrieblichen Gründen“ zurückgestellt werden.
Transparente Kriterien für „dringende betriebliche Belange“: Legen Sie im Unternehmen nachvollziehbare Maßstäbe fest (z.B. Projektmeilensteine, Berichtstermine, Saisonspitzen) und kommunizieren Sie diese offen, um Konflikte über die Priorität von Urlaubswünschen zu reduzieren.
Zusammenhängender Erholungsurlaub auch für Führungskräfte: Achten Sie darauf, dass Führungskräfte nicht ausschließlich „stückweise“ Urlaub nehmen. Der Erholungszweck des Urlaubs verlangt regelmäßig einen zusammenhängenden Block, gerade bei hoher Belastung in Leitungspositionen.
Dokumentation von Entscheidungen: Halten Sie abweichende Urlaubsfestsetzungen und deren betriebliche Begründung schriftlich fest. Das schafft Rechtssicherheit und erleichtert die konsistente Anwendung der Kriterien im Führungskreis.